Practical examples

Status report – Um exemplo e modelo real

January 1, 2018

Status report é uma ferramenta poderosa para vários assuntos e intenções. Este exemplo prático traz um cenário real criado por mim algumas semanas atrás e mostra uma abordagem para passar a mensagem às pessoas que importam.

O modelo está apresentado, e todas as seções também estão descritas abaixo, mostrando qual é a intenção e porque faz sentido a este cenário. O documento está DISPONÍVEL AQUI (inglês e português) e você pode utilizar em seus projetos livremente.

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O modelo

Identificação, gerente de projeto, objetivo e data

Estas quatro seções são muito importantes para garantir que todos que abram seu arquivo saibam exatamente sobre que projeto você está falando.

  • Cliente X – Qual é a empresa pagando e interessada pelo seu projeto? É importante para você e para qualquer pessoa dentro da sua empresa entender;
  • Projeto Y – Qual é o nome do projeto? Esta é a identificação para qualquer um que receba este arquivo entender seu propósito;
  • Gerente de projetos – Quem é o responsável por este projeto? Em todas as pontas que importam a você. Neste caso apenas minha companhia e o cliente foram importantes. Você pode adicionar outros fornecedores por exemplo;
  • Objetivo – Seu objetivo principal. É importante para manter o foco. Uma vez que este arquivo é acessível a todos do projeto, todos precisam entender a que eles estão contribuindo e se sentir parte daquilo;
  • Data – mostra o período a que o arquivo se refere. Mantenha histórico dos seus status reports! Isto permitirá que você acompanhe seu progresso, as coisas que você já tentou ou está tentando, e como elas estão indo;
Status, logos and datas planejadas
  • O status geral é uma informação executiva e para onde todos olharão. É uma mensagem simples mostrando como seu projeto está indo. Não se trata de como você acha que está indo. Você precisa ter números para definir. Neste documento foram usados 3 KPIs (mostrados abaixo) e as regras foram: se todos estiverem verdes, o geral é verde. Se pelo menos um estiver amarelo, amarelo é o geral. Se qualquer um estiver vermelho, todo o projeto está vermelho;
  • Os logos (seu e do seu cliente) possuem uma mensagem importante sobre a parceria responsável por conduzir este projeto. Isto passa uma mensagem subjetiva mostrando a todo o time como as duas companhias estão engajadas para alcançar o mesmo objetivo;
  • A data fim original é a primeira data planejada para finalizar o projeto de acordo com o cronograma;
  • A data fim replanejada é preenchida somente se você precisou replanejar sua data de finalização por alguma razão. As razões precisam ser mostradas nas atualizações (exemplos abaixo) quando um replanejamento acontecer;
Riscos, mudanças e dependências

Qualquer acontecimento aos riscos e mudanças precisam ser verificados por você, como gerente de projetos responsável, para entender se requererão qualquer tipo de replanejamento. Pode afetar seu cronograma, seus custos, pessoas envolvidas, recursos externos, fornecedores, etc;

  • Riscos é onde você lista tudo que pode afetar seu projeto e mudar algo planejado. É comum que seja algo fora de seu controle, então tenha um plano para cada um dos riscos para lidar com problemas quando algo der errado;
  • Mudanças precisam ser preenchidas quando algo relevante acordado foi alterado por alguma razão. Uma decisão foi repensada? Faça com que todos saibam;
  • Dependências é uma seção usada quando você tem tarefas dependendo do esforço de outras pessoas ou times. É muito importante pois se eles se atrasam, você precisará tratar o impacto;

O exemplo possui uma dependência com um deadline tachado. O objetivo é mostrar que uma entrega planejada não foi finalizada e precisou ser replanejada.

Também há uma dependência com um deadline pintado em vermelho. Isto se refere a uma tarefa que precisa ser desenvolvida por alguém fora do time original do projeto. Precisa haver uma pessoa responsável e também uma data quando o entregável será de fato entregue. Se a tarefa está atrasada, todo o projeto poderá ser atrasado.

Atualizações

Esta seção é a que terá maior quantidade de informações sendo mudadas de semana para semana. Todo seu conteúdo pode ser mudado de uma semana para outra. Aqui é onde você listará tudo o que aconteceu, pessoas adicionadas, resultados de testes, entregas de outros fornecedores e etc. Também gosto de manter dois sub-tópicos: o que foi finalizado durante a última semana, e o que será feito na próxima.

Cronograma

O cronograma faz sentido quando você está lidando com um projeto com escopo fechado ou não. Você pode usar para dar visibilidade sobre a próxima entrega importante quando estiver gerenciando projetos ágeis, por exemplo. Você pode mostrar atividades macro ou ainda mostrar 100% de todo seu planejamento (como o exemplo mostra).

O exemplo lista as tarefas e as dá cores:

  • Quando verde, está pronto para ser desenvolvido;
  • Se está laranja, depende de algo externo e não pode ser iniciado no momento;
  • Para vermelho, significa que está atrasado por alguma razão;

Também mostra as tarefas planejadas para serem entregues durante a semana (destacada em laranja na primeira linha da tabela). Estão representadas pelo X na célula respectiva. E por último mostra o percentual de cada uma das tarefas;

KPIs

As métricas que você decide medir durante o projeto. Para este, pessoas, escopo e datas eram os aspectos principais. A tabela mostra a métrica e o status de cada uma. Quando você tiver algo diferente de verde, você deve escrever o motivo que justifica aquela métrica não estar indo bem. Não esqueça de adicionar os custos à seção de KPIs;

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1 Comment

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    Reply Diego Porfirio March 6, 2019 at 1:11 pm

    Muito bom, obrigado por compartilhar o conhecimento.

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